Açıklama
Bu teknik ne hakkında
SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) veya GZFT (Güçlü, Zayıf, Tehdit, Fırsat) Analizi Tekniği, katılımcıların/mühendislerin iç ve dış faktörleri etkin bir şekilde değerlendirmelerini sağlar. Stratejik planlama önemlidir ve bu nedenle çoğu stratejik planlama yaklaşımı bir sürecin güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesini gerektirir.SWOT/GZFT tekniği iş dünyasında sıklıkla kullanılmaktadır. Genellikle stratejik amaçlar kapsamında tercih edilse de yaratıcılığı geliştirmek için de uygulanması mümkündür. Adı, tekniğin kendisini oluşturan dört unsurun kısaltılmasından oluşuyor.
- Güçlü yönler: Projenizin diğer projelere göre güçlü yönleri
- Zayıf Yönler: Projenizin diğer projelere kıyasla zayıf yönleri
- Fırsatlar: Projenin avantajlı yönlerini ortaya çıkarabilecek tüm faktörler
- Tehditler: Proje sürecinde aksaklıklara ve engellere neden olabilecek tüm faktörler
Nereden geliyor?
Illinois Üniversitesi’nden Kimya Mühendisi Albert S. Humphrey, SWOT tekniğinin ana yazarı olarak bilinmektedir (Sarsby,2016). Humphrey, kurumsal yönetişim ve kültürel değişim konularında uzmanlaşmış bir iş danışmanıdır. Teknik, Fortune 500 şirketleri tarafından finanse edilen 1.100 şirketten 5.000’den fazla yöneticiyle görüşülen bir araştırmanın ürünü olarak ortaya çıkmıştır (Sarsby,2016).
Hangi amaçlar için uygundur? (Mühendislik eğitiminde nasıl kullanılır?)
SWOT analizi, kullanıcıların karmaşık durumlarda karar almak ve potansiyel tehditler bağlamında alternatifleri ortaya çıkarmak için yeni çözümler keşfetmelerini kolaylaştırır. SWOT analizi, değişimin muhtemel olduğu noktaları ana hatlarıyla belirler ve önceliklerin belirlenmesinde faydalı olan güçlü ve zayıf yönlerin yanı sıra olasılıkları da ortaya çıkarır. SWOT analizi ayrıca mevcut planları iyileştirmek ve farklı fırsatları keşfetmek için de kullanılabilir.
Nasıl uygulanır?
SWOT analizi kendinizi keşfetmeniz için size farklı bir deneyim kazandıracaktır. Ardından, sınıfınızı çok büyük olmayan gruplara ayırın (5-7 öğrenci). Grupları oluşturduktan sonra, beyin fırtınası yapmaları ve Güçlü Yönler – Zayıf Yönler – Fırsatlar – Tehditleri keşfedip tablolarını doldurmaları için onlara 20-30 dakika verin. Fikirlerini söylemekten çekinmemeleri için onları teşvik edin. Gruplara birçok farklı fikrin bir araya gelerek yeni bir bütün oluşturduğunu açıklayın. Bir liste yapın ve analizin gerçekten işe yaraması için yenilik yaratma potansiyeli olan veya daha az olanlara kadar daraltın. Tüm gruplara aynı ilgiyi gösterin ve tüm grupların algılarını ve fikirlerini bir araya getirmelerine ve düzenlemelerine yardımcı olun. Güçlü yönlerden başlayıp zayıf yönlerle devam ederek SWOT tablosunu doldurmaya çalışın. Öğrenciler bunu yapmakta zorlanırsa, her bir kategoriye karşılık gelebilecek “en önemli” özelliği yazmalarını isteyin. Bu şekilde her kategoride sırayla ilerleyebilirler. Gruplardan durumu raporlamalarını istemeyi ve gerektiğinde onlara söz hakkı vermeyi ihmal etmeyin. Son olarak, katılımcılardan sonuçları görmek için çevrimiçi olarak sunabilecekleri bir rapor isteyin.
Bu teknikler çevrimiçi olarak nasıl uygulanır?
Hazırlık, seanstan önce yapılması gerekenler
- Derse çevrimiçi video konferans yoluyla bağlanmak için Zoom ve Teams gibi uygulamaları yükleyin ve öğrencilerinizin de bu uygulamaları edinmesini sağlayın.
- Tekniği uygulayabilmek için iyi bir elektronik tabloya ihtiyacınız var. Bunun için Roobrix veya Rubistar’ı tercih edebilirsiniz. Roobrix veya Rubistar klasik tablolamadan daha etkili analizler sunabilir.
- Bu araçlarla bir hesap oluşturmayı ve bunlara erişimi paylaşmayı unutmayın (öğrencileri bunları kullanmaya hazırlayın).
- Öğrencileriniz arasında SWOT/GZFT analizi yöntemini bilmeyenler olabilir. Bu nedenle ders öncesinde onlar için SWOT hakkında kısa bir sunum hazırlayın ve uygulama öncesinde sunun.
Uygulama sırasında
- SWOT yöntemini tanıtın. Seçtiğiniz SWOT/GZFT modelindeki her bir kutucuğun neyi temsil ettiğini ve nasıl kullanılacağını ayrıntılı olarak açıklayın.
- Amaç ve süreci tanıtın.
- Tartışma noktalarını analiz edebilmeleri için her grubu odalara bölebilirsiniz. Microsoft Teams uygulaması bu konuda size fayda sağlayacaktır.
- Gruplardan şablonunuzu kullanmalarını isteyin.
- Elde edilen dört karenin soluna Güçlü Yönler, sağına Zayıf Yönler, sol alt kısmına Fırsatlar ve sağ alt kısmına Tehditler yazmalarını isteyin.
- Bu noktada beyin fırtınası yapmalarını da tavsiye edin ve onları ara odalara gönderin. Bunun için 20-30 dakika yeterli olacaktır.
- Son olarak, sonuçlarını ekranı paylaşarak göstermelerini isteyin.
Takip, oturumdan sonra ne yapılacağı hakkında
Öğrencilerinizden elde ettikleri sonuçları bir rapor haline getirmelerini ve sizinle paylaşmalarını isteyin. Bu bağlamda, yeni projeler için fikirlerine geri bildirim sağlayın.
Örnekler ve/veya referanslar
Aşağıda, yöntemin Şubat 2021’de Güney Danimarka Üniversitesi’nde Prof. Dr. Patricia Wolf tarafından düzenlenen“Megatrends and Technological Innovation” dersi sırasında bir öğrenci grubu tarafından nasıl hazırlandığına ve kolaylaştırıldığına dair bir örnek yer almaktadır.
Kolaylaştırıcı talimat kılavuzu
3. Oturum: SWOT/GZFT (15 dakika)
Açılış aşaması 2. bölüm,
Thomas ve Kamilla
09:40 – 09:42: SWOT/GZFT egzersizine giriş (2 dk.)
- Amaç: Kapanıştaki çıktıyı kullanarak bir genel bakış haritalamak
- Sezgisel egzersiz
- Bireysel egzersiz (iki grup halinde)
- Herkesin erişebileceği bir genel bakış (grup başına) Genel bakışın nerede bulunacağı.
- 3 kelimelik kombinasyonun kullanılması ve dağıtılmış yönetime bağlantı
09:42 – 09:45 Katılımcıların SWOT alıştırmasını bulmaları için zaman (3 dk.)
- Yapmak üzere oldukları alıştırmayı açıklayın
- SWOT/GZFT analizini doldurmak için katılımcılar 3 kelimelik kombinasyonlarıyla ilgili cümleler kullanmalıdır
- Katılımcılar SWOT/GZFT’yi kendi kelime kombinasyonlarıyla ilgili cümleler kullanarak dolduracaklardır, ancak kelimeleriyle ilgili olmayan cümleler de kullanabilirler
- Kendi MS Teams klasörlerine gitmelerini sağlayın (grup 2 veamp; 8)
- Grup 2 — SWOT/GZFT genel bakış A
- Grup 8 — SWOT/GZFTgenel bakış B
Not: Her katılımcının doğru genel bakışı açtığından ve başlamaya hazır olduğundan emin olun
09:45 – 09:50 Katılımcının SWOT/GZFT genel bakış formunu doldurması (5 dk.)
- Herhangi bir konuşmayı önlemek için arka plan müziği kullanın
- Katılımcılara 3 kelimelik kombinasyonu kullanmalarını hatırlatın ve SWOT’u doldurmak için yaklaşık 2 dakikaları olacağını söyleyin.
- Arka planda müzik çalarken zamanlayıcıyı ayarlayın ve egzersize başlayın
09:50 – 09:55 SWOT çalışmasının sonlandırılması (5 dk.)
- Paylaşım ekranı, sonuçlarına genel bir bakış elde etmek için PowerPoint slaydının ön sayfasındaki sonuçları özetler
- Bazı cevapları netleştirmek için katılımcılara sorular sorun
Teşekkür ederim.
SWOT/GZFT Yöntemi, HYDAC Challenge, 2021, grup 8
Güçlü yönler – dağıtılmış yönetim
| Çalışanlar işlerini bireysel olarak planladıkları için etkili ve hızlı yanıtlar. | Hızlı ve etkin karar alma | Sorumlulukları artan “alt düzey” çalışanlar sayesinde daha geniş bir bilgi tabanından yaratıcı girdi | Onaylar için beklemek yok | Hedeflere ulaşmak için yönetim sisteminin stratejik kullanımı | En iyi kişileri işe almak için iyi bir fırsat | Çalışanları karar verme yetkisi ile güçlendirin |
Zayıflık – dağıtılmış yönetim
| Bazen detaylı planlama ve birlikte yaratma eksikliği | Üst makama zayıf raporlama nedeniyle genel bakışı kaybetme olasılığı | Tüm eylemlerin bütüncül bir stratejiyle uyumlu hale getirilmesiyle ilgili sorunlar | Çalışanlar arasında birlikte yaratma eksikliği var | Terfilerle ilgili sorunlar – kimin terfi etmesi gerektiğini bilmemek | Patronun olmadığı organizasyonlarda iletişim eksikliği olabilir ve bu nedenle sorunlar ve kayıplar yaşanabilir | Yetki ve güç eksikliği, doğrudan raporlar net olmadığında hesap verebilirliği azaltabilir |
Fırsatlar – dağıtık yönetim
| Dünyanın dört bir yanındaki insanlarla bağlantı kurmak için küreselleşmeyi kullanmak | İşgücünü daha dijital olarak güçlendirilmiş düşük hiyerarşili bir yapıya dönüştürün | Güçlendirilmiş çalışanlar daha etkin ve üretkendir | İşgücünün çeşitliliğinin artması, daha da geniş bir yetkinlik portföyüne yol açabilir | Küreselleşme nedeniyle büyük fırsatlar var | İşgücünü zenginleştirme aracı olarak çeşitlilik işe alımı |
Tehditler – dağıtılmış yönetim
| İşgücünü organize etmenin yeni yolları, belki de tek başına dağıtım çok tek boyutludur | Pandemi | Hissedarlar, dağıtımı üst yönetimin hesap verme sorumluluğundan feragat etmesi olarak görebilir. Ayrıca bunu kârın azalması olarak da görebilirler. | Dijital fırsatları tam olarak kavrayamama ve bu nedenle geride kalma/kısa kalma | Sahada kulak sahibi olmamak ve gelecek nesillerin işgücü beklentilerindeki büyük değişimleri kaçırmak | İletişim yok, dolayısıyla fırsat kaybı |
Gerekli Araçlar
Bu tekniği çevrimiçi bir ortamda uygulamak için aşağıdaki araçlar gereklidir:
- Bir değerlendirme aracı
- Roobrix
- Rubistar
- Bu araçlar daha etkili dereceli puanlama anahtarları oluşturmanızı sağlar. Excel bir alternatiftir.
- İletişim kurmak ve katılımcıları dahil etmek için Zoom ve Teams gibi bir çevrimiçi video konferans aracı.
- Bir Metin Belgesi
- MS Word
- Evernote
- Burada, Evernote indirilebildiği için daha verimli olacaktır.
- Bir değerlendirme aracı
Kaynaklar
Bağlantılar
Renault, V., The Community Tool Box. (n. D.). Section 14. SWOT Analysis: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. Retrieved October 12, 2022, from https://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/assessment/assessing-community-needs-and-resources/swot-analysis/main
Method description on becreate.ch: https://www.becreate.ch/en/methods?tx_mxnbecreate_pi1%5Baction%5D=show&tx_mxnbecreate_pi1%5Bactivity%5D=97&tx_mxnbecreate_pi1%5Bcontroller%5D=Activity&cHash=6742c083a5eb386bc1949b96b3ce7b48&L=1
Videolar
damiantgordon. (2015, March 16). Creativity techniques – 2. SWOT analysis. [Video]. YouTube. Retrieved October 12, 2022, from https://www.youtube.com/watch?v=PKNVreM1raw
Makaleler
Anastasiu, L., Gavriş, O., & Maier, D. (2020). Is human capital ready for change? A strategic approach adapting Porter’s five forces to human resources. Sustainability, 12(6), 2300
Humphrey, A. (2005) SWOT Analysis for Management Consulting. SRI Alumni Newsletter. SRI International, United States
Sarsby, A. (2016). SWOT analysis
Westhues, A., Lafrance, J., & Schmidt, G. (2001). A SWOT analysis of social work education in Canada. Social work education, 20(1), 35-56
Kitaplar
Dess, G. G., Lumpkin, G. T., & Eisner, A. B. (2010). Strategic management: Text and cases. New York: McGraw-Hill Irwin